Формат документа 2-НДФЛ отражает размеры выданной заработной платы. Опираются в данном плане на несколько особенностей в составлении. Ведь нужно правильно разместить информацию в бланке и использовать верный образец.
Что надо знать
Справка формата 2-НДФЛ является общим документом для операций по подтверждению и отражению выплаченной заработной платы. Подача такой информации в первую очередь требуется для составления отчетности перед государственным регулятором — ФНС, ФСС, ПФР. Приемом данных занимается Федеральная налоговая служба России.
Для того, чтобы такой документ соответствовал нормам и правилам составления, требуется присовокупление данных показателей:
- выбор бланка нового формата;
- внесение данных только актуального образца.
Правила составления документа прописаны в нормативно-правовых актах России. Все положения относительно внесения данных в такую справку регулирует налоговая инстанция. Потому на них и нужно опираться, чтобы не получить штрафы и другие ограничения по работе предприятия от ФНС.
Как выглядит документ (новая форма)
Новый бланк устанавливается изменениями законодательства от 17 января 2019 года. С этого момента все работодатели должны использовать новый формат документа. Вместе с этим появляется необходимость рассмотрения основных нововведений.
Они находятся в таких рамках:
| Изменение штрихкода | В данной справке теперь используется идентификатор с новым номером — 3090 9015 |
| Номера корректировки | Теперь в документе применяют сокращенный вариант заполнения. Нужно проставлять вместо трех знаков всего два |
| Дополнительные поля | Всего новых ячеек две — они отвечают за размещение данных по поводу отчетов правопреемников организации. Требуется только в случае реорганизации предприятия |
Больше всего изменений направлено именно на случай реорганизации и предоставления по ней отчетности. Действует набор правил как для основного документа, так и для уточняющих бланков. Если правопреемников у организации несколько, то используется разделительный баланс и передаточный акт.
Все нормы прописаны в новых положениях Налогового кодекса России. Образец документа в связи с такими положениями изменился. Бланк 2-НДФЛ можно скачать здесь.
Пустой бланк включает все необходимые поля и расширен в соответствии с законодательными требованиями:
Фото: бланк 2-НДФЛ
Для чего он нужен
Основной направленностью документа 2-НДФЛ является подтверждение доходов. Это официальный документ, который отражает размеры заработной платы наемного работника.
Пользоваться такой справкой могут физические лица, которые работают на кого-то. Индивидуальные предприниматели используют другой вид документа — декларацию 3-НДФЛ.
Целевое применение бланка возможно в таких ситуациях:
| Выезд в другую страну | Для получения визы и разрешения на выезд за пределы государства требуется подтверждение размера доходов и отсутствия долгов. Ведь в данной справке отражается и уплаченный налог в бюджет государства |
| Оформление кредита | В большинстве случаев банки требуют подтверждение доходов. Исходя из этого они определяют рискованно выдачи средств гражданину. Хотя есть предложения с отсутствием необходимости получать такой документ. Но по ним ставки повышены в несколько раз в сравнении со стандартными позициями |
| Льготы государственного характера | В социальной сфере выплаты назначаются только тем, у кого нет дохода или он низкий. Для этого обязательно проверяется фактический заработок гражданина |
| Новое место труда | При переходе между организациями физлицо имеет право получить вычеты налогового порядка. Их начисляют на основании всех платежей, полученных с первого месяца года или отчетного периода |
| Налоговые вычеты | При непосредственном использовании права на разные платежи, взносы, требуется подтверждение доходов. Без их наличия получить возмещение нельзя |
| Отчетность работодателя | За каждого гражданина руководитель проводит уплату налогов. Он же составляет документы, подтверждающие фактическую выдачу заработной платы и взыскания с нее части в пользу бюджета |
Для тех, кто является ИП, дополнительно к справке требуют книгу по учету расходов и доходов. Исключением становятся те, кто используют систему ЕНВД.
Нормативные акты
Основные правила правового характера в данной области установлены Приказом ФНС России №ММВ-7-11/19@ “О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 №ММВ-7-11/485@”. Регистрация документа произошла в Минюсте РФ 30 января 2019 года под номером 49816.
Рассматривать нужно только актуальную версию бумаги от 2019 года, поскольку там прописаны все изменения. В приложении №1 размещена информация по поводу справки о доходах. Первый пункт рассматривает понятие налогового агента и в большинстве случаев таким лицом выступает работодатель.Второй пункт документа оговаривает и лицо фактического плательщика — физлица, которое получает доход. Третий пункт приложения указывает на то, какие доходы следует вносить справку. Ведь налог на доходы физических лиц включает не все выплаты, получаемые гражданином.
Приложение 2 документа размещает понятия о том, какие изменения внесены в порядок заполнения справки. В приложении 3 можно найти данные по поводу формата предоставления информации по такой бумаге отчетности, если используется электронный формат.
Основные характеристики данной справки
Использование справки происходит в основном для отчетности. Изменения позволяют упростить систему правопреемничества. Это основные нововведения, о которых нужно знать при составлении документа.
Использовать отдельные поля нужно в таких случаях:
- преобразование;
- процесс слияния двух и более компаний;
- разделение одного предприятия;
- присоединение одной компании к другой;
- разделение предприятия с одновременным присоединением части к другой компании;
- ликвидация — полная или частичная.
Базовые потребности по составлению остались неизменными. В бланке все также требуется размещать только те доходы, которые можно облагать по ставке НДФЛ. При наличии вычетов, это фиксируется в бланке. Обязательно указывают и на то, каковы суммы по вычетам и по налогам существуют у физлица.
Образец заполнения
Основные поля для внесения информации должны содержать следующие сведения:
- дата составления и за какой период предоставляется;
- номер корректировки;
- от имени какой компании, налогового агента, выдается справка;
- форма реорганизации предприятия;
- данные работника — с учетом записей на основании паспортного документа;
- перечисление доходов, подлежащих обложению данным видом налога;
- какой вычет применялся по работнику за период отчета;
- общий доход — простое сложение всех показателей;
- сумма, которая может облагаться сборами — от общей суммы отнимают те цифры, которые отвечают за вычеты;
- сколько должно быть переведено по работнику в бюджет государства;
- подпись того, кто ответственен за предоставление информации.
При составлении бумаги стоит опираться на уже заполненный документ. Это позволит избежать ошибок при внесении данных и использовании нового варианта бланка.
Выглядит полное заполнение так:
Фото: пример заполнения бланка 2-НДФЛ
Срок действия документа
Законодательство требует от налоговых агентов предоставления справки в этом формате несколько раз в год. Дедлайны определяются исходя из показателей уплаты удержанных налогов.
Всего действует два правила:
| В поле признак прописан код “1” | В этом случае отчетность сдается не позднее 1 апреля того года, который следует за отчетным периодом. В 2019 году отчетность сдают до 2 апреля, поскольку первое число припадает на выходной |
| Используется код “2” в поле признака | Он отвечает за предоставление информации о невозможности удержать сбор. По таким платежам сдают документацию не позже 1 марта |
Расшифровка кодов
Основные коды по бланку не изменились и можно использовать стандартные позиции. Осторожным нужно быть только с теми моментами, которые связаны с нововведениями.
Всего добавлено 6 новых кодов, соответствующих дополнительным ячейкам:
| 0 | Рассматривает предоставление информации от компании в стадии ликвидации |
| 1 | Для процессов преобразования предприятий |
| 2 | Для проведения процессов формата слияния |
| 3 | В случае разделения организации |
| 5 | Использование формата присоединения |
| 6 | Отражения процессов разделения с моментальным присоединением |
Как получить справку онлайн
Для этого нужно иметь личный кабинет на сайте ФНС. Услуга предоставляется, начиная с ноября 2017 года бесплатно. Зайдя на сайт, запрашивается справка и отрываются такие доступные функции:
- просмотр;
- сохранение на ПК;
- распечатка.
Обычно предоставляется в двух форматах — pdf и xml. Обязательным условием для действия является сдача документа в налоговую работодателем.
Есть ли штраф за просрочку
Начисление санкций такого рода возможно только в двух случаях:
- предоставление не всех документов по работникам;
- отсутствие любой отчетности.
Для разных категорий лиц штрафы отличаются по размерам:
| На граждан | От 100 до 300 рублей |
| Должностные лица | До 500 руб |
| Должностные лица в органах власти, местного управления | От 500 до 1 тыс руб |
| Юристы и адвокаты | От 500 до 1 тысячи руб |
Отчетность предоставляется в соответствии с теми требованиями, которые прописывает законодательство. Проверять на верность документ стоит постоянно. Поскольку последние изменения в справку 2-НДФЛ внесли в начале 2019 года, а первые отчеты должны быть сданы до апреля.
Видео: все, что нужно знать